Du hast deine Tabellen und Abbildungen sauber nach APA 7 beschriftet: die Nummerierung in der ersten Zeile, den Titel in der zweiten. Und genau dieser Umbruch zerlegt dir anschließend das automatische Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis in Word. Entweder stimmt die Beschriftung oder das Verzeichnis funktioniert – beides zusammen scheint nicht zu gehen, also tippt man am Ende doch wieder alles von Hand nach. Genau diese Frage hat mir ein Zuschauer gestellt, ich habe mich auf die Suche gemacht und die Lösung gefunden: eine einzige Tastenkombination. Im Video zeige ich sie an einem Minimalbeispiel, hier steht der komplette Weg zum Nachlesen.
Wie beschrifte ich Tabellen und Abbildungen nach APA 7 in Word?
Im APA-7-Stil läuft die Beschriftung über zwei Zeilen: oben die Nummerierung, darunter der Titel. Damit Word beide Zeilen als eine einzige Beschriftung behandelt, trennst du sie nicht mit Return, sondern mit Shift+Return. Anschließend kannst du das Tabellen- und das Abbildungsverzeichnis weiterhin automatisch erzeugen, und die Einträge bleiben klickbar.
Das Minimalbeispiel aus dem Video ist bewusst schlicht: eine Tabelle, deren Beschriftung im Dokument über zwei Zeilen läuft, im Tabellenverzeichnis aber als eine Zeile erscheint. Genau das ist der Punkt, an dem viele aufgeben und ihre Verzeichnisse von Hand schreiben. Nötig ist das nicht – es fehlt nur ein Detail bei der Eingabe.
Warum zerstört ein normaler Zeilenumbruch das automatische Verzeichnis?
Ein Zeilenumbruch mit Return beendet in Word den laufenden Absatz und beginnt einen neuen. Der Titel steht dann nicht mehr im Beschriftungsabsatz, sondern in einem eigenen Absatz darunter – ins Verzeichnis übernimmt Word aber den Beschriftungsabsatz. Shift+Return setzt dagegen einen weichen Zeilenumbruch innerhalb desselben Absatzes, sodass Nummerierung und Titel zusammenbleiben.
Wer schon einmal HTML geschrieben hat, kennt den Unterschied sofort: Shift+Return entspricht einem br, Return einem neuen p. Optisch sieht beides gleich aus, technisch ist es ein Unterschied ums Ganze. Deshalb ist die zweizeilige Beschriftung kein Widerspruch zur automatischen Verzeichniserstellung, sondern nur eine Frage der richtigen Taste.
Wie füge ich den weichen Zeilenumbruch Schritt für Schritt ein?
Du beschriftest das Element wie gewohnt über den Beschriftungsdialog, schreibst dort aber nur den Doppelpunkt hinter die automatische Nummer. Den Titel tippst du erst danach im Dokument, getrennt durch Shift+Return. Zum Schluss baust du das Verzeichnis einmal neu auf, und die vollständige Beschriftung steht sauber darin.
Im Einzelnen:
- Füge die Tabelle oder die Abbildung an der gewünschten Stelle ein.
- Rechtsklick auf das Element, dann Beschriftung einfügen.
- Wähle bei der Position „Über dem ausgewählten Element“, so wie im Video.
- Ergänze im Dialogfeld hinter der automatischen Nummer nur den Doppelpunkt, also zum Beispiel „Tabelle 2:“. Mehr kommt hier nicht hinein.
- Bestätige den Dialog, setze den Cursor im Dokument hinter den Doppelpunkt und drücke Shift+Return.
- Schreibe in die neue Zeile den Titel der Tabelle oder Abbildung.
- Baue das Tabellen- beziehungsweise Abbildungsverzeichnis einmal neu auf.
Der einzige Schritt, der sich von der Standardvorgehensweise unterscheidet, ist Nummer 5. Alles andere ist die normale Word-Routine, die du vermutlich ohnehin schon kennst. Wenn du die Beschriftung für die erste Tabelle einmal richtig angelegt hast, wiederholst du den Ablauf für jede weitere in wenigen Sekunden.
Kann ich die zweizeilige Beschriftung noch formatieren?
Ja. Du kannst zum Beispiel die obere Zeile fett setzen oder den Zeilenabstand ändern, ohne dass das Verzeichnis kaputtgeht. Solange der weiche Zeilenumbruch erhalten bleibt, ist das Ganze für Word ein einziger Beschriftungsabsatz.
Du bist also in der Auszeichnung frei und kannst die beiden Zeilen unterschiedlich gestalten. Welche Auszeichnung für deine Arbeit konkret vorgeschrieben ist, steht in den Vorgaben deiner Hochschule oder deines Fachbereichs – am Ablauf ändert das nichts. Im Verzeichnis erscheint der Eintrag trotzdem in einer Zeile, und er bleibt klickbar, führt dich also weiterhin direkt zur richtigen Stelle im Dokument. Du bekommst damit beides: die gewünschte Darstellung im Text und ein Verzeichnis, das Word für dich pflegt.
Was bringt mir die automatische Generierung der Verzeichnisse?
Automatisch erzeugte Verzeichnisse ersparen dir das wiederholte manuelle Eintippen. Änderst du später einen Titel oder verschiebt sich eine Nummerierung, baust du das Verzeichnis einmal neu auf, statt jede Zeile einzeln nachzuziehen. Nummerierung und Titel bleiben so konsistent zum Text.
Das ist der eigentliche Gewinn: nicht die gesparten Minuten beim ersten Anlegen, sondern die gesparten Fehler in den letzten Tagen vor der Abgabe, wenn noch einmal eine Abbildung dazukommt oder zwei Tabellen den Platz tauschen. Von Hand geschriebene Verzeichnisse laufen genau dann auseinander, und niemand hat zu diesem Zeitpunkt noch Lust, alles Zeile für Zeile zu prüfen. Deshalb lohnt es sich, die Automatik von Anfang an konsequent zu nutzen, statt sie wegen eines einzigen Umbruchs aufzugeben.
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Über den Autor: Prof. Dr.-Ing. Thorsten Jungmann ist Akademischer Mentor und Coach für wissenschaftliches Arbeiten. Er lehrt und prüft an der HSBI, hat über 400 Abschlussarbeiten begleitet und begutachtet und ist Autor des Buches „Abschlussarbeiten aus Prüfersicht“.
Häufige Fragen
Funktioniert der Trick auch für Abbildungen und das Abbildungsverzeichnis?
Ja, das Vorgehen ist für Abbildungen dasselbe wie für Tabellen. Du fügst die Beschriftung über den Beschriftungsdialog ein, trennst Nummerierung und Titel mit Shift+Return und baust anschließend das Abbildungsverzeichnis neu auf. Am Ablauf ändert sich nichts.
Bleiben die Einträge im Verzeichnis klickbar?
Ja. Weil du die automatische Generierung vollständig weiterverwendest, bleiben die Einträge im Tabellen- und Abbildungsverzeichnis Verweise auf die jeweilige Stelle im Dokument. Der weiche Zeilenumbruch ändert daran nichts, weil er innerhalb des Beschriftungsabsatzes liegt.
Was mache ich, wenn der Umbruch trotzdem nicht übernommen wird?
Prüfe zuerst, ob du wirklich Shift+Return und nicht Return gedrückt hast – über die eingeblendeten Formatierungszeichen siehst du den Unterschied direkt im Dokument. Prüfe außerdem, ob der gesamte Text tatsächlich in der Beschriftung steht und nicht im Absatz darunter. Wenn es danach immer noch klemmt, schreib es gern in die Kommentare unter das Video; manche Dinge lassen sich aus der Ferne nur schwer beurteilen, dann hilft ein Blick ins konkrete Dokument mehr als jede allgemeine Anleitung.